Auttaako organisaatiosi nykyinen mittaristo sinua johtamaan paremmin, vai raportoidaanko samoja lukuja vuodesta toiseen vain tavan vuoksi?

Avainmittareita eli KPI-mittareita (Key Performance Indicators) käytetään lähes kaikkialla. Niitä seurataan raporteilla, dashboardeilla, OKR-järjestelmissä, kvartaalikatsauksissa ja strategiaprosesseissa. Mutta pelkät numerot eivät ole vielä oivalluksia. Ilman yhteyttä liiketoiminnan tavoitteisiin ja päätöksentekoon, jopa visuaalisesti näyttävät mittarit voivat jäädä irrallisiksi.

Hyvä KPI ei vain kuvaa tilannetta. Sen tehtävä on ohjata toimintaa.

Sidubaralla autamme organisaatioita rakentamaan mittareita, jotka tukevat päätöksentekoa ja vievät työtä eteenpäin. Tässä artikkelissa tarkastelemme yleisimpiä KPI-pulmia ja jaamme kolme perusperiaatetta, joiden avulla mittareista saadaan oikeasti vaikuttavia.

Liikaa mittareita, liian vähän suuntaa

Yksi yleisimmistä ongelmista on KPI-överit. Tiimit seuraavat kymmeniä mittareita eri järjestelmissä toivoen, että suurempi datamäärä toisi lisää selkeyttä ja ohjattavuutta toimintaan. Todellisuudessa käy usein päinvastoin. Mitä enemmän yrität seurata, sitä vaikeampi on erottaa, mikä on oikeasti olennaista.

Kun kaikkea kutsutaan KPI:ksi, fokus jää uupumaan. Tuloksena on tietomassa, jossa yksittäiset mittarit hukkuvat kokonaisuuteen ilman yhteyttä strategisiin tavoitteisiin. Tämä mittari-inflaatio luo hallinnan tunteen, mutta tekee johtamisesta entistä vaikeampaa. Tuloksena on tietotulva, joka vaikeuttaa päätöksentekoa sen sijaan että tukisi sitä.

Johto saattaa viettää enemmän aikaa dashboardien tulkintaan kuin päätöksiin. Tiimit laativat raportteja vanhasta tottumuksesta, eivätkä siksi, että niistä syntyisi keskustelua tai oivalluksia. Visuaalisesti vaikuttava dashboard voi antaa datalähtöisen toiminnan vaikutelman, mutta jos luvut eivät ohjaa valintoja tai käynnistä keskustelua, kyse on vain taustamelusta.

Näyttävät mutta merkityksettömät mittarit

Toinen yleinen kompastuskivi liittyy niin sanottuihin vanity metrics -mittareihin, eli lukuihin, jotka näyttävät hyviltä esityksissä, mutta eivät kerro mitään olennaista liiketoiminnan kannalta. Tällaisia voivat olla esimerkiksi seuraajamäärät, sivulataukset tai ostosten lukumäärä ilman kontekstia. Ne osoittavat aktiivisuutta, mutta eivät välttämättä edistä liiketoiminnan tavoitteita.

Pahimmillaan ne johtavat harhaan. Jos organisaatiossa iloitaan tykkäysten tai liikenteen kasvusta ilman yhteyttä asiakashankintaan, asiakkuuksien pitävyyteen tai liikevaihtoon, mittari ei palvele tarkoitustaan.

Raportoinnin reliikit

Hyväkin mittari menettää merkityksensä, jos sen tarkoitusta ei arvioida uudelleen ajan kuluessa. Liian usein KPI:t jäävät elämään osaksi arkea, vaikka niiden alkuperäinen käyttötarkoitus on jo unohtunut. Ne ovat joskus palvelleet tiettyä hanketta, kampanjaa tai raportointivelvoitetta, mutta eivät enää heijasta organisaation nykyisiä tavoitteita tai toimintaympäristöä.

Mittarit pysyvät mukana tottumuksesta. Niitä seurataan edelleen, vaikka kukaan ei osaa sanoa, mihin päätöksiin niiden tulisi vaikuttaa tai miksi ne ovat ylipäätään olemassa.

Tällaiset mittarit eivät tarjoa todellista tukea päätöksentekoon. Ne voivat vääristää tilannekuvaa ja viedä fokuksen pois olennaisesta. Ilman säännöllistä päivitystä KPI:t muuttuvat helposti raportoinnin reliikeiksi: numeroiksi, jotka mitataan kyllä edelleen, mutta joilla ei ole enää yhteyttä siihen, mitä organisaation oikeasti pitäisi ymmärtää ja seurata.

Hyvän KPI:n kolme periaatetta

Hyvä KPI syntyy, kun mittaaminen sidotaan tavoitteisiin ja käytännön toimintaan. Alla esittelemme kolme periaatetta, jotka auttavat varmistamaan, että KPI on aidosti johtamisen työkalu, eikä vain numero raportissa.

1. KPI liittyy selkeään tavoitteeseen

Jokaisella mittarilla tulisi olla perusteltu rooli. KPI:n on pohjauduttava liiketoiminnan todelliseen tavoitteeseen. Kun aloitat kysymällä: ”Mihin haluamme päästä?”, oikeat mittarit alkavat nousta esiin.

Esimerkiksi, jos tavoitteenasi on parantaa asiakkuuksien pitävyyttä, relevantti KPI voi liittyä uusintaostoihin, asiakaspoistumaan tai suositteluindeksiin (NPS). Jos taas painopiste on operatiivisessa tehokkuudessa, seuraamisen arvoisia voivat olla esimerkiksi käsittelyajat, virheprosentit tai tuotantokapasiteetti työntekijää kohti.

Oleellista on, että KPI mittaa sellaista edistystä, jolla on merkitystä liiketoiminnan kannalta. Mittaria ei tulisi valita vain siksi, että data on helposti saatavilla tai siksi, että alan muutkin toimijat seuraavat samaa lukua.

Sidubaran KPI-työpajoissa selvitämme organisaation tavoitteet, käymme läpi niiden arjen ilmenemismuodot ja tunnistamme niitä kuvaavat mittarit.

2. KPI ohjaa toimintaa

Hyvä KPI ei vain kuvaa mennyttä. Sen on oltava riittävän ajantasainen vaikuttaakseen tulevaan toimintaan.

Parhaat KPI:t toimivat triggereinä. Ne herättävät kysymyksiä, kannustavat selvittämään ilmiön taustoja ja ehdottavat siten korjaavia toimenpiteitä. Jos KPI alittaa tietyn rajan, tiimin tulisi tietää miksi, ja vielä tärkeämpää: mitä asialle voi tehdä.

Esimerkiksi jos seuraat konversioprosenttia viikoittain ja huomaat sen laskevan, ehdit vielä reagoida. Jos taas konversiot tarkastellaan vasta kvartaalin lopussa, on liian myöhäistä vaikuttaa tuloksiin.

Hyvät KPI:t kannustavat kysymään: Mikä muuttui? Miksi nyt? Mihin muuhun tämä vaikuttaa?

Sidubaran KPI-kuntotarkastuksessa arvioimme, ovatko mittarisi ajantasaisia, tarkoituksenmukaisia ja toimintaa ohjaavia. Usein pienikin muutos mittausrytmissä tai visualisoinnissa voi tuoda mittarille aivan uuden roolin.

3. KPI on ymmärretty ja käytössä

Maailman hienoin dashboard on hyödytön, jos kukaan ei osaa lukea sitä. KPI tuo arvoa vain, jos sen käyttäjät ymmärtävät, mitä se mittaa, mistä data tulee ja miten muutokset tulisi tulkita.

Täsmälliset määritelmät ovat tärkeitä: mitä mittari mittaa, miten se lasketaan ja mistä tiedot tulevat? Mutta pelkkä tekninen dokumentaatio ei riitä. Jos tiimi ei ymmärrä, miten prosentti on muodostettu, mitä vertailutaso tarkoittaa tai kuinka paljon vaihtelua on normaalia, ei mittariin perustuen voida tehdä hyviä ratkaisuja.

Datataitojen puute onkin yksi suurimmista esteistä KPI:den hyödyntämisessä. Jos mittareiden taustalla olevat tilastolliset periaatteet ovat vieraita, syntyy helposti väärinkäsityksiä tai virheellisiä johtopäätöksiä. Kaikilla mittareita seuraavilla tulisi olla riittävän hyvä ymmärrys siitä, mitä mittarit pohjimmiltaan kertovat.

Kulttuurinen ulottuvuus on vähintään yhtä tärkeä. Näkyvätkö KPI:t organisaation arjessa? Puhutaanko niistä palavereissa, strategiaprosesseissa ja kehityskeskusteluissa? Vai piilevätkö ne vain raporteissa, joita ei juuri avata?

Sidubara auttaa organisaatioita tuomaan mittarit osaksi arjen toimintaa. Rakennamme raporttipohjia, selkiytämme määritelmät ja tuemme sisäistä viestintää. Kun KPI:t ymmärretään ja niitä käytetään, niistä tulee luonnollinen osa johtamista.

Tarjoamme myös koulutusta datalukutaitoon ja tilastolliseen ajatteluun. Moni kokee helpommaksi kysyä tyhmiä kysymyksiä ulkopuoliselta kuin kollegalta. Me emme hämmenny niistä, vaan iloitsemme siitä, että asiat kirkastuvat!

Miten päästä alkuun?

Jos et ole varma, tukevatko nykyiset KPI:t organisaationne tavoitteita, tarkastele, miten ne liittyvät strategiaan. Mittaavatko ne asioita, jotka ovat aidosti tärkeitä juuri nyt? Linkittyvätkö ne suoraan tärkeimpiin tavoitteisiin?

Tarkastele sitten mittaristoa. Mitä kukin mittari kertoo? Kuka sitä käyttää? Mihin päätöksiin se vaikuttaa? Jos vastaus on epäselvä, mittari kaipaa selvennystä.

Yksinkertaista tarvittaessa. Mieluummin viisi selkeää ja toimivaa KPI:tä kuin kaksikymmentä, joiden tarkoitus hämärtyy.

Sidubaran KPI-kuntotarkastus on kevyt ja rakenteellinen tapa arvioida mittareiden toimivuutta ja tarjota kehitysehdotuksia. KPI-työpaja sopii organisaatioille, jotka rakentavat mittaristoa ensi kertaa tai uusivat vanhaa.

Autamme mielellämme myös KPI-kulttuurin vahvistamisessa. Kun mittarit ymmärretään ja niitä osataan hyödyntää, niistä tulee osa päivittäistä päätöksentekoa. 

Yhteenveto

KPI:t eivät ole pelkkiä mittareita. Ne ovat johtamisen työkaluja.

Hyvä KPI auttaa näkemään, reagoimaan ja tekemään parempia valintoja. Ne eivät mittaa vain mennyttä, vaan tukevat nykyhetken hahmottamista ja tulevaisuuden suunnittelua.

Maksimoidaksesi KPI:en hyödyn varmista, että ne liittyvät tavoitteisiin, ohjaavat toimintaa ja ovat kaikkien olennaisten ymmärrettävissä. Ja jos et tiedä mistä aloittaa, me autamme.

Lue lisää KPI-palveluistamme tai ota yhteyttä, niin katsotaan yhdessä, miten voimme auttaa.